Desafíos al cambiar de oficina

The ubicación de la oficina es un factor crucial para cualquier empresa. Influye en gran medida en la cadena de suministro de la empresa. Del mismo modo, puede influir en la eficacia de las operaciones y, en algunos casos, en la productividad y la moral de los trabajadores. Curiosamente, las empresas empiezan prestando menos atención a la ubicación de la empresa, pero a largo plazo, la ubicación de la oficina influye en la imagen de marca y la imagen corporativa, la cadena de suministro, el almacenamiento y el depósito.

Como nada es permanente en los negocios, la ubicación de la oficina también tiende a cambiar. Hay varias razones para trasladar la oficina. Principalmente, es el crecimiento de la empresa y las organizaciones que requieren un espacio más prominente para el almacenamiento de materias primas e inventario, un requisito de espacio más prominente para los empleados o las operaciones, ventajas de costes, etc. El traslado de oficinas puede parecer una tarea más en la rutina empresarial, pero no es tan fácil como parece. Puede ser dolorosa para quienes la inician. Si la ejecución no es correcta, puede añadir estrés, resistencia, inconvenientes y retrasos en las operaciones empresariales. No existe una práctica única para todos los casos de traslado de oficinas, ya que no hay dos oficinas iguales. Las empresas pueden ser grandes o pequeñas, las operaciones comerciales pueden ser diferentes y, por tanto, los objetivos y necesidades de traslado de cada empresa son distintos de los de la gestión. Sin embargo, algunas buenas prácticas pueden ayudar a evitar errores obvios y fundamentales, sobre todo cuando se trata de cuestiones de almacenamiento. Veamos algunas de ellas:

1. Empiece pronto y haga un plan:

Lo primero es lo primero: si se empieza antes de la fase de traslado propiamente dicha, la mayoría de las posibles molestias y problemas quedarán al margen del proceso. Con menos tiempo de antelación, las probabilidades de que se produzcan estragos y esfuerzos bruscos son mayores, lo que da lugar a contratiempos no deseados. Hay que planificar todo el proceso junto con las necesidades de recursos como unidades de autoalmacenamiento o almacenes en alquiler, etc. Sin embargo, lo ideal es empezar a planificar al menos un año antes de que expire el contrato de alquiler de la oficina actual. De este modo, todos sus trabajadores y clientes lo sabrán de antemano y podrán maniobrar sus operaciones teniendo en cuenta el traslado.

2. Migración de datos y almacenamiento en la oficina:

Aunque las cuestiones de almacenamiento y migración de datos forman parte del proceso, requieren una consideración especial. Tanto si se traslada de un espacio más pequeño a una zona más importante como si se reduce la ubicación, las oficinas se enfrentan a numerosos problemas de almacenamiento que hay que gestionar. Entre ellos, la manipulación de equipos especializados, el almacenamiento temporal de material de oficina durante las obras en las instalaciones, el cuidado especial de la base de datos de clientes, la prevención frente a robos o daños, etc.

Del mismo modo, la gestión de bases de datos es una tarea crítica, y debe estar en manos de profesionales cualificados. También es posible que necesite servidores de datos adicionales de forma temporal. Cualquier mal manejo o mala práctica puede hacer que la empresa sufra enormemente.

3. Calendario y presupuesto:

Office relocation is not lesser than a project itself. Therefore, it is essential to set up a timeline and allocate a comprehensive budget for this task at hand. Through time lining the process, you would be able to divide the tasks effectively without halting business operations or client servicing. It will also help identify tasks to be done before moving like setting up internet connections and phone lines, acquiring storage units to shift unwanted furniture, etc. Similarly, employees can plan their activities as per the timeline of their relocated offices.

Relocation requires a lot of costs to be incurred too. Without a budget, things can go out of the place, and one would overspend in the process. Therefore, it is essential to list all the possible tasks, required procedures, and prepare a budget to cater to the needs. In this way, people responsible can look out for vendors under their budgets for moving services, storage facilities, legal requirements, etc.

4. Asignar responsabilidades:

Es fundamental asignar responsabilidades al coordinador de la mudanza de oficina. De este modo, todas las direcciones y decisiones se agilizarán eficazmente sin confusiones ni ralentizaciones. Del mismo modo, también ayudará a eliminar la cultura de la culpa en caso de que las cosas se salgan de su sitio. Sin embargo, la persona que asuma este cargo deberá gestionar responsabilidades paralelamente a su trabajo habitual. De ahí que lo ideal sea asignarlo a alguien que tenga experiencia y conocimientos similares en gestión de proyectos, gestión de almacenamiento, migración de datos (si se trata de una organización con manejo masivo de datos) y gestión de personas.

5. Proveedores adecuados:

El traslado de oficinas implica subcontratar, negociar y trabajar con múltiples proveedores. Estos proveedores pueden ser agentes inmobiliarios, expertos en mudanzas, personal de almacenes, expertos en migración de datos, etc. Son las personas clave en el proceso, y su eficacia depende de sus esfuerzos. Por lo tanto, es esencial comprobar los antecedentes y contratar a profesionales clave en función de sus conocimientos, experiencia y profesionalidad.

6. Período de liquidación:

El proceso de traslado no termina ahora con la mudanza a las nuevas instalaciones. También implica instalarse y sentirse cómodo en el nuevo lugar. Por lo tanto, es necesario disponer de tiempo suficiente para planificar los 2-3 meses iniciales en los que los trabajadores se acostumbran al nuevo lugar. Durante este tiempo, los sistemas de datos tendrán que estar en su poder para poder consultarlos, corrigiendo los métodos más modernos y utilizando los sistemas más antiguos como copia de seguridad hasta que los nuevos sistemas de copias de seguridad estén en funcionamiento.

Conclusión:

El traslado de una oficina a un nuevo lugar no es una tarea fácil ni divertida, pero una planificación previa y la atención a los detalles pueden evitar sorpresas o sobresaltos indeseados. Uno de los elementos clave es obtener toda la información posible, ya que le preparará para las siguientes fases sin entrar en ellas antes y le servirá de simulacro.